Notes de frais

La gestion des notes de frais en entreprise

Dans la plupart des entreprises, quelle que soit leur taille, des collaborateurs effectuent des déplacements professionnels : prospection, RV clientèle, formations, participations à des salons, etc. Les frais correspondant principalement aux transports, aux repas et à l’hébergement sont alors remboursés par l’entreprise sur présentation des justificatifs.

Depuis une loi de 2017, il n’est plus obligatoire de conserver les justificatifs papier, la numérisation de ces derniers suffit et la valeur juridique est la même. C’est ce que l’on appelle la dématérialisation à valeur probante.

Afin d’optimiser leurs postes de dépenses, les entreprises mettent en place une politique frais en plafonnant notamment les dépenses repas. Il est alors conseillé de ne pas forcément appliquer le même plafond pour tout le monde par défaut, mais d’évaluer les frais de repas en fonction des types de déplacements (mission chez un client, déjeuner d’affaire avec un prospect…).

D’autre part, certaines dépenses peuvent vite atteindre des sommes importantes qu’il convient de rembourser rapidement aux salariés concernés. Plusieurs solutions peuvent être adoptées par l’entreprise : cartes affaires, avances sur frais, cartes alimentées par l’entreprise.

Le logiciel Cleemy pour les notes de frais

Le logiciel Cleemy vous permet de rendre plus efficace la gestion de vos notes de frais en l’automatisant. Les justificatifs sont dématérialisés, vous gérez les cartes bancaires et intégrez les données automatiquement dans votre logiciel de gestion de la paie ou de la comptabilité.

Automatiser les notes de frais dans l’entreprise

Le logiciel note de frais Cleemy fonctionne en mode collaboratif et à distance, depuis un ordinateur ou un smartphone et est accessible à tout moment. Les salariés de votre entreprise en déplacement ont la possibilité de photographier leurs justificatifs, l’application reconnaitra et intégrera les données. Ainsi vous évitez les saisies qui peuvent être sources d’erreurs. Par ailleurs, la dématérialisation des justificatifs évite le stockage inutile des documents papier avec le risque d’erreur ou de perte qui en découle.

L’outil est capable de gérer tous les types de dépenses qui seront ensuite affectées sur les critères que vous souhaitez (sur un client, un projet…). Vous pouvez personnaliser le barème des frais kilométriques et référencer des adresses, Cleemy pouvant, par ailleurs, localiser les coordonnées lorsque les collaborateurs rentrent les informations sur leurs déplacements.

Les avantages du logiciel Cleemy

Avec le logiciel Cleemy, vous maîtrisez les règles qui s’appliquent aux collaborateurs de votre entreprise, celles-ci pouvant être différentes en fonction des catégories de salariés. Lorsque vous aurez définis ces règles, elles s’appliqueront de manière automatique.

De plus, vous pouvez mettre en place dans l’application le process d’approbation propre à votre organisation. Les personnes devant valider les notes de frais seront automatiquement prévenues par l’outil en cas d’incohérence ou de problème.

L’un des autres avantages de Cleemy est son ergonomie facile à utiliser par vos services comptable ou ressources humaines, par exemple lorsqu’ils doivent gérer de multiples notes de frais. Une fois ces dernières validées, les informations peuvent être automatiquement intégrées à votre application de paie ou de comptabilité en connectant Cleemy à votre système de gestion ou bien en effectuant un export de données.

Si votre entreprise possède des filiales à l’international, Cleemy est capable de gérer les particularités des différentes entités (politique de frais, langue ou devise différente par exemple). Le logiciel est utilisable en version multilingue.