« DIGIPOSTE » solution de dématérialisation des bulletins de paie
La dématérialisation des bulletins de paie est entrée en vigueur depuis janvier 2017. Auparavant, les entreprises devaient obligatoirement demander l’accord des salariés avant de leur distribuer les fiches de paie au format numérique. Désormais, elles peuvent le faire librement et par défaut (un salarié pouvant toujours refuser ce mode de transmission).
Par conséquent, il est important pour les entreprises de toute nature (TPE, PME, grands groupes) de faire le bon choix concernant l’outil informatique qui leur permettra de réaliser cette dématérialisation. TEDD Digiposte est l’un d’entre eux.
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La solution TEDD Digiposte pour l’envoi de documents digitaux
TEDD Digiposte est une solution en ligne (mode SAAS) permettant la gestion et l’envoi, au format électronique, des bulletins de paie. TEDD et La Poste ont établi un partenariat pour la mise en œuvre de cette plateforme. Le mode SAAS permet d’avoir accès à tout moment à la plateforme et évite une installation de logiciel en local.
Ainsi, les entreprises voient le traitement de leurs fiches de paie simplifié :
- Les bulletins de paie sont envoyés de manière très rapide
- Les salariés ont la possibilité de choisir leur canal de distribution, la manière dont ils vont recevoir leur fiche de paie : par email ou dans un coffre-fort numérique
- Vous participez au développement durable de votre entreprise en réduisant l’utilisation du papier dans votre entreprise
- Une gestion multi-entreprises est possible.
Les salariés, quant à eux, peuvent à n’importe quel moment changer le mode de réception de leur fiche de paie. Par ailleurs, s’ils ont fait le choix du coffre-fort Digiposte, ils disposent d’un espace entièrement sécurisé et indépendant pour le stockage de leurs documents.
TEDD Digiposte est compatible avec tous les formats de bulletins et tous les logiciels du marché. Les champs standards (comme le matricule, l’adresse postale ou l’adresse email) sont identifiés automatiquement. L’ensemble des bulletins se présente sous forme de fichier PDF que vous déposez en un clic à partir de votre logiciel de paie.
Par ailleurs, la solution est, bien sûr, très sécurisée, avec un accès par identifiant et mot de passe côté entreprise et côté salarié. Vous gardez une traçabilité des envois effectués quel que soit le canal choisi. En outre, TEDD est une plateforme de transmission et non de stockage : aucun bulletin n’est conservé dans l’espace d’envoi.
Les fonctionnalités TEDD Digiposte
La distribution multicanale
Avec TEDD Digiposte, vous choisissez les moyens de transmission que vous souhaitez mettre à disposition de vos salariés : courrier postal, email signé, coffre-fort électronique. Il est possible de sélectionner plusieurs canaux. Si un salarié choisir le coffre-fort numérique, La Poste s’engage à conserver ses données pour une période de 50 ans.
D’autre part, vos collaborateurs ont la possibilité de changer d’avis n’importe quand. Tout se fait de manière automatique. Un espace sécurisé est accessible par les salariés 24h/24 et 7 jours sur 7.
Ajouter des pièces jointes
En plus de l’envoi des bulletins de paie, la solution TEDD Digiposte vous permet de leur ajouter des pièces jointes. Vous décidez si vous souhaitez joindre des documents annexes à toutes les fiches de paie ou bien uniquement à une sélection. Vous pouvez par exemple joindre des informations sur une nouvelle mutuelle, des notes internes, ou bien encore des comptes-rendus de réunions ou de comités d’entreprise.
Par ailleurs, il est également possible d’utiliser des fonctions de publipostage pour l’ajout de pièces jointes. Vous définissez un indicateur commun et paramétrez l’envoi de documents tels que des relevés de Pôle Emploi, d’Epargne salariale ou autres documents personnels.
Programmer l’envoi de courrier
TEDD Digiposte est un outil de dématérialisation de documents. Mais, il permet malgré tout d’effectuer des envois de courriers postaux lorsque cela le nécessite.
La procédure s’effectue de manière très simple. Vous sélectionnez le mode d’impression (noir et blanc ou couleur) ainsi que le mode d’affranchissement (envoi recommandé, lettre simple…).
